Конференція – це не просто зібрання колег у спільній кімнаті. Мова про подію, яка формує імідж компанії, мотивує працівників і створює простір для обговорення нових ідей. Однак, не всі керівники надають перевагу оренді конференц залу у Львові. Деякі з них обирають для цього офіс. На перший погляд – це зручно й економно, але на практиці подібний варіант демонструє більше мінусів, ніж переваг.
Почнемо з того, що офіс, з його щоденною рутиною, шумом принтерів і телефонними дзвінками геть не сприяє фокусуванню уваги. Учасники конференції потрапляють в середовище, що не підходить для генерації ідей, адже дійсно, мало хто черпає натхнення в щоденній рутині. Креативні рішення приймаються геть не в такій обстановці. Інша справа – спеціалізований конференц-зал. Так, в ньому панує ділова атмосфера, але водночас відвідувачі почувають себе доволі розслаблено. Середовище сприяє комфортному спілкуванню.
Технічні обмеження
Чи в кожному офісі є приміщення, обладнане для проведення масштабних заходів? Ні. Бракує великих екранів, гарної акустики, проекторів, навіть достатньої кількості розеток. До того ж, якщо конференції проводяться не часто, в штаті також може бути відсутній фахівець, котрий опікується технічною стороною події – контролює справність обладнання та здійснює його налаштування. Зважаючи на це, проблеми зі звуком чи підключенням до інтернету не виглядають надто фантастично, вони цілком реальні.
Орендуючи ж для заходу спеціальне приміщення, компанія отримує укомплектовану кімнату з професійним, а головне – справним технічним оснащенням. У ній є все – від мультимедійного обладнання до комфортних меблів. Учасники процесу почуваються зручно, не відволікаються на дрібниці й легше сприймають та аналізують інформацію.
Брак простору та комфорту для учасників
У звичайному офісі важко забезпечити достатній простір для всіх гостей, але це важливо, особливо, якщо запрошені партнери чи клієнти. Люди, котрі сидять в тісняві, швидко починають відчувати дискомфорт і втомлюються. А ще потрібно подбати про обід та перерви на каву, зони відпочинку – усе це організувати в офісі практично нереально, хоча в деяких випадках – можливо, але скоріше на аматорському рівні.
Сучасні конференц-зали продумані до дрібниць. Там є:
- комфортні місця для розміщення всіх учасників;
- зони для відпочинку чи невимушеного спілкування;
- можливість організувати обід чи перерву на каву;
- гарне освітлення та вентиляція.
Комфорт складається з дрібниць, але саме від них залежить продуктивність роботи.
Відсутність ділового іміджу
Те, як компанія організовує конференцію, дозволяє скласти про неї перше враження. Якщо зустріч проходить у звичайному офісі, навіть у стильному, це не викликає «вау-ефекту». А от сучасний зал у готелі чи ресторані виглядає престижно та демонструє відношення до гостей. Присутні одразу бачать рівень компанії, її готовність інвестувати в розвиток та партнерство. І це важливо для формування ділової репутації.
Проведення конференції в спеціалізованому залі – це інвестиція в успіх заходу. Ви отримуєте ідеальні умови для презентацій, дискусій, неформального спілкування та відпочинку. А команда здобуває новий досвід, натхнення й відчуття важливості своєї роботи.
Організовуючи подію в конференц-залі, ви звільняєте себе від необхідності вирішувати технічні та побутові проблеми. Залишається тільки головне – створити змістовну програму й справити приємне враження на кожного учасника. Конференція – подія, яка формує імідж компанії, тож не обмежуйте її стінами офісу. Оберіть зал для конференцій в ресторані Грушевський, де все сприятиме вашому успіху.
