Нередки случаи потери или повреждения документов, в том числе и нотариально удостоверенных. Для решения этой проблемы предусмотрено законодательством получения дубликата документа, взамен утраченного, поврежденного или испорченного. Термин " Дубликат " толкуется как экземпляр документа, который создается на замену оригинала, и имеющий силу, одинаковую с оригиналом.
По общему правилу, в случае потери или порчи документа только субъект, который выдал такой документ, может выдать его дубликат. Единственное основание, когда выдача дубликата документа не может быть осуществлена — это ликвидация (прекращение деятельности) такого субъекта. В этом случае выдача дубликата документа осуществляется правопреемником соответствующего субъекта или архивным учреждением (если предполагается передача документов в архив).
Относительно нотариально удостоверенных документов, то выдача их дубликатов предусмотрена Законом Украины " О нотариате ", в частности статьей 53, а также Порядком совершения нотариальных действий нотариусами Украины, утвержденной Приказом МЮУ от 22.02.2010 года № 296/ 5, зарегистрированным в МЮУ 22.02.2012 года за № 282/ 20595 с изменениями и дополнениями.
В случае утраты или порчи документа, удостоверенного или выданного нотариусом или должностным лицом органа местного самоуправления, совершает нотаральни действия, заявление физических или юридических лиц, по поручению или в отношении которых совершались нотариальные действия, выдается в соответствии нотариусом или должностным лицом органа местного самоврядувння дубликат утраченного документа. Если же лица по которым или по поручению которых совершались нотариальные действия умерли, то получить дубликат вправе их наследники, исполнитель завещания, а также нотариус, которым заведено наследственное дело.
Выдача дубликатов утраченных или испорченных документов, удостоверенных или выданных нотариусом или должностным лицом органа местного самоуправления, осуществляется в соответствии нотариусом или должностным лицом исполнительного комитета по месту их хранения. При передаче экземпляров документов на хранение в архив выдача дубликата утерянного или испорченного документа осуществляется государственным нотариальным архивом. Кроме этого, государственный нотариальный архив или государственная нотариальная контора выдают также дубликаты завещаний, поступивших на хранение от должностных лиц, которые в соответствии с законодательством Украины имеют право их заверять. Однако следует помнить, что дубликат завещания может быть выдан указанным в завещании наследникам, исполнителю завещания только после смерти завещателя при условии подачи ими свидетельства о его смерти. В случае смерти наследников, которые были указаны в завещании, дубликат может быть выдан их наследникам после подачи ими свидетельства о смерти завещателя и умершего наследника. Дубликат секретного завещания не выдается.
Галина Тыднюк,
частный нотариус Бугского
районного нотариального округа Львовской области.
