Непоодинокими є випадки втрати чи зіпсування документів, в тому числі й нотаріально посвідчених. Для вирішення цієї проблеми передбачено законодавством отримання дубліката документа, взамін втраченого, пошкодженого чи зіпсованого. Термін "Дублікат" тлумачиться як примірник документа, що створюється на заміну оригіналу, і який має силу, однакову з оригіналом.
За загальним правилом, у разі втрати або зіпсування документа лише суб'єкт, який видав такий документ, може видати його дублікат. Єдина підстава, коли видача дубліката документа не може бути здійснена – це ліквідація (припинення діяльності) такого суб'єкта. У цьому випадку видача дубліката документа здійснюється правонаступником відповідного суб'єкта або архівною установою (якщо передбачається передача документів до архіву).
Щодо нотаріально посвідчених документів, то видача їх дублікатів передбачена Законом України "Про нотаріат", зокрема статтею 53, а також Порядком вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженим Наказом МЮУ від 22.02.2010 року №296/5, зареєстрованим у МЮУ 22.02.2012 року за №282/20595 зі змінами та доповненнями.
У разі втрати або зіпсування документа, посвідченого або виданого нотаріусом чи посадовою особою органу місцевого самоврядування, який вчиняє нотаральні дії, за письмовою заявою фізичних чи юридичних осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялися нотаріальні дії, видається відповідно нотаріусом чи посадовою особою органу місцевого самоврядувння дублікат втраченого документа. Якщо ж особи щодо яких чи за дорученням яких вчинялись нотаріальні дії померли, то отримати дублікат мають право їх спадкоємці, виконавець заповіту, а також нотаріус, яким заведено спадкову справу.
Видача дублікатів втрачених чи зіпсованих документів, посвідчених або виданих нотаріусом чи посадовою особою органу місцевого самоврядування, здійснюється відповідно нотаріусом чи посадовою особою виконавчого комітету за місцем їх зберігання. У разі передання примірників документів на зберігання в архів видача дубліката втраченого або зіпсованого документа здійснюється державним нотаріальним архівом. Крім цього, державний нотаріальний архів чи державна нотаріальна контора видають також дублікати заповітів, які надійшли на зберігання від посадових осіб, які відповідно до законодавства України мають право їх посвідчувати. Проте варто пам'ятати, що дублікат заповіту може бути виданий вказаним у заповіті спадкоємцям, виконавцю заповіту лише після смерті заповідача за умови подачі ними свідоцтва про його смерть. У разі смерті спадкоємців, які були вказані в заповіті, дублікат може бути виданий їх спадкоємцям після подачі ними свідоцтва про смерть заповідача і померлого спадкоємця. Дублікат секретного заповіту не видається.
Галина Тиднюк,
приватний нотаріус Буського
районного нотаріального округу Львівської області.
